Charte qualité

1. Informations / Relations parents ou responsables légaux

Une permanence téléphonique est assurée avant, pendant et après le séjour aux heures de bureau.

- Avant le séjour

Dans le cadre d’une inscription en ligne vous recevez un mail de confirmation de pré-réservation à la fin de votre saisie. Ce mail détaille votre commande et vous trouverez en pièces jointes votre dossier d'inscription pré-rempli, une fiche sanitaire, les pièces qui peuvent vous être demandées et nos conditions particulières de vente.

Dans le cas d’un paiement CB, votre commande est ferme et définitive dès réservation en ligne.

Dans le cas d'une réservation avec un autre moyen de paiement, une option sur le séjour choisi vous est garantie pour une durée de 7 jours. Votre inscription sera définitive à réception de votre dossier en nos locaux, au plus le tard le 7ème jour à partir de la date de réservation.

Pour une inscription par courrier :

A réception de votre dossier en nos locaux, nous validons votre inscription.

Par la suite, quel que soit votre mode de commande, un mail de confirmation de commande vous est envoyé dans les 72 heures pour vous informer de l'inscription définitive de votre enfant.

Puis, entre 4 et 2 semaines au plus tard avant le départ, vous recevrez un mail vous informant de la disponibilité du courrier de convocation dans votre compte client, à la condition que le dossier de votre enfant soit complet et que le séjour soit soldé. Ce délai peut être ramené à 48h pour ce qui concerne les vols charter et inscriptions de dernière minute. Vous trouverez joint à cette convocation le trousseau de vêtements nécessaires au séjour de votre enfant.

ATTENTION : pour toute inscription sur une formule linguistique, quel que soit le mode de paiement, la confirmation de disponibilité vous sera confirmée entre 48 heures à 15 jours après votre réservation. A l’inverse, le délai de confirmation pourra être écourté et être inférieur à 7 jours pour les personnes ayant opté pour "tout moyen de paiement".

Le nombre minimal de participants requis pour la réalisation des séjours est précisé directement dans la fiche séjour.

- Pendant le séjour : Une ligne d’urgence est mise en place 24h/24 et 7 jours /7,

- Après le séjour : Une enquête qualité à remplir en ligne vous est adressée à la fin du séjour.

2. SEJOURS AGREES DRJSCS

Tous les séjours vendus par KDI, entrant dans la catégorie des séjours éducatifs, font l'objet d'une déclaration pour agrément auprès de la Direction Régionale de la Jeunesse, des Sports et de la Cohésion Sociale (DRJSCS) par le producteur.

Dans le cas contraire, vous en êtes informés par le message suivant : « Ce forfait touristique est un séjour individuel en école de langue ou un séjour collectif organisé par une école. Il ne rentre donc pas dans la catégorie des séjours éducatifs et ne nécessite pas, de ce fait, d'un agrément du Ministère de la Jeunesse, des Sports et de la cohésion sociale. Certaines aides, comme les bons des CAF, peuvent ne pas être recevables sur ce séjour. Renseignez-vous auprès de votre organisme tiers financeur. La non présence d'agrément est une notion purement juridique et ne remet aucunement en cause la qualité de ce séjour. ».

3. Voyage

Par défaut tous les départs comprenant des mineurs sont encadrés par un accompagnateur.

Si le séjour ne dispose pas d'un accompagnement durant le transport ce détail vous est précisé directement dans la fiche du séjour.

Pour les séjours éducatifs : le ratio maximal d'encadrement dans les transports est de 1 accompagnateur pour 12 participants.

Pour les séjours linguistiques : les ratios sont les suivants :

• lors des voyages en train, bateau, autocar : 1 responsable de groupe pour 15 mineurs 

• lors des voyages en avion : 1 responsable de groupe pour 25 mineurs

Plusieurs villes de départ sont proposées en fonction de la destination des séjours.

Nous assurons l’encadrement des enfants depuis les villes de départs proposées, cela aussi bien à l’aller qu’au retour. Les modalités de transport varient en fonction des destinations et des effectifs.

Au retour, les enfants sont gardés jusqu'à leur prise en charge par les parents ou responsables légaux et/ou désignés sur les lieux de rendez-vous durant un délai au moins égal au 1/4 d’heure.

Passé ce délai, et sans nouvelles de votre part, l'enfant sera conduit à la gendarmerie.

Pour certains séjours ou si un nombre de participants n’est pas atteint, les enfants peuvent être amenés à voyager seuls. Ce point est précisé dans les « Informations pratiques » de la fiche séjour.

En cas de modification des horaires et des dispositifs, une information est immédiatement adressée par mail aux personnes qui ont inscrits les enfants.

Pendant toute la durée du trajet, le directeur du séjour, ou un correspondant de l'organisateur, est joignable par le responsable du convoi. Un n° de téléphone d’urgence vous est communiqué dans le courrier de convocation.

Dans le cadre de transports en avion KDI s'engage à ne proposer que des compagnies ne figurant pas sur la liste noire des compagnies aériennes de l'Union Européenne et nous précisons dans la mesure du possible le nom des compagnies envisagées pour le séjour de votre enfant.

4. Hébergement

Les centres sont choisis en fonction de leur qualité d’accueil et de leur fonctionnalité eue égard aux activités proposées. Tous les centres possèdent les autorisations nécessaires à l’accueil d’enfants avec un avis favorable de la commission de sécurité.

Pour les hébergements occasionnels (gîtes, auberges de jeunesse), l’équipe d’encadrement prendra toutes les informations nécessaires quant aux conditions d’accueil.

Pour les séjours linguistiques, les lieux d’accueil collectifs sont validés par l’organisateur.

Dans le cadre d’accueil chez des familles,  les maisons sont visitées par l’organisateur. Dans ce cas de figure, les conditions d’accueil font partie des critères de sélection des familles.

De manière générale vous disposez des informations suivantes : Si l'hébergement est partagé ou individuel, le lieu, la mise à disposition d’un téléphone, les modalités et, le cas échéant, la classification touristique de celui-ci selon les règles du pays d'accueil ; la différence d'âge maximale pour les mineurs partageant une même chambre ;

5. Restauration

La réalisation d’un plan alimentaire hebdomadaire permet de proposer des repas équilibrés et variés. Les rations, de quantité suffisante, sont adaptées à l'âge des participants et aux activités proposées. Des animateurs sont présents pendant le repas. Les enfants peuvent librement choisir leur place.

Pour les enfants ayant un régime alimentaire particulier, un plat de substitution sera proposé.

A l'étranger, les menus tiennent compte des possibilités et de la gastronomie locale.

Dans le cadre des séjours linguistiques, les modes de restauration diffèrent selon le mode d’accueil choisi : repas en collectivité dans les centres fixes ou repas préparés par la famille d’accueil quand l’enfant loge chez l’habitant.

Pour certains séjours, il se peut que tous les membres du groupe soient amenés à participer aux tâches de la vie quotidienne : préparation des repas, vaisselle, lessive, montage et démontage des tentes … Cette participation des enfants aux tâches de la vie quotidienne fait partie intégrante du projet d'animation du séjour et est annoncée préalablement sur la fiche séjour.

6. Infirmerie

Une personne assure le poste d’assistant(e) sanitaire sur tous les centres de vacances.

L’assistant(e) sanitaire examine les fiches sanitaires dès l’arrivée des enfants sur le centre.

Toute intervention d'un médecin fait l'objet d'une information aux parents et le cas échéant aux personnes responsables de l’enfant.

7. Les activités

Dans les séjours à dominante sportive, les participants et les membres de l'équipe d'animation sont préalablement informés du caractère incontournable de la pratique de l'activité.

Dans les séjours multi - activités, l’enfant a le choix entre plusieurs activités durant le séjour. La fréquence de chacune de ces activités est précisée sur notre brochure.

Quel que soit le type du séjour, des activités de loisirs, de détente, d'expression, peuvent être prévues en plus des activités contractuelles, celles-ci sont proposées par les animateurs et/ou les participants.

Les animateurs sont à l'écoute des demandes des participants, donnent les moyens de mettre en place, de concrétiser les projets.

Les différents horaires du centre sont adaptés aux activités pratiquées. Pour les séjours à dominante sportive, un temps de repos est proposé à un moment de la journée, celui-ci est plus ou moins formalisé selon les tranches d'âges.

Dans le cadre de séjours à ambition linguistique nous précisons dans chaque descriptif :

- les diplômes et expérience des professeurs ainsi que le pays d'origine de ces professeurs.

- le niveau minimal requis

- le type de certificats remis.

8. L’encadrement

Tous les séjours respectent les normes d’encadrement imposées par notre ministère de tutelle, à savoir :

- Au minimum 50 % des animateurs sont brevetés BAFA

- Au maximum 20 % d’animateurs non qualifiés au plus

Au-delà de l’effectif, les obligations en termes de qualification ne sont pas obligatoires.

Les activités nécessitant un encadrement spécifique peuvent être encadrées soit par les animateurs qualifiés du centre, soit par un prestataire extérieur. Nous garantissons la compétence et la qualification de l'encadrement, quel qu'il soit qui respecte les publications de la DRJSCS (Direction Régionale de la Jeunesse, des Sports et de la Cohésion Sociale). Dans le cas de figure où nous ayons recours à un prestataire extérieur, les animateurs du séjour sont associés à l'animation de l'activité, ceci en vue de garantir la cohérence du cadre relationnel des participants.

KDI étant une agence distributrice nous ne disposons pas, par défaut, d'un correspondant sur tous les séjours ; sauf pour les séjours sous production interne pour lesquels nous précisons, dans le critère encadrement la présence de correspondants ou de salariés KDI. Cependant, dans la relation contractuelle que nous avons avec nos fournisseurs, nous disposons d'un contact disponible 24 heures sur 24 durant les périodes de séjours. KDI restant joignable 24h/24 directement depuis le n° de l'agence par la mise en place d'un système d'astreintes.

9. Règles de vie collective

Le directeur de chaque structure met en place des règles de vie et un cadre de fonctionnement qui sont présentés au groupe dès le début du séjour. Les animateurs sont nécessairement associés à son élaboration.

Toute consommation ou détention d’alcool et/ou drogue, tout comportement agressif et de nature à troubler le bon déroulement du séjour entraîneront le renvoi immédiat du participant - les frais de retour anticipé restent à la charge des responsables de l’enfant.

10. Des tarifs TTC et « à partir de »

Que ce soit sur notre site ou dans notre catalogue, vous trouverez des tarifs « A partir de ».

Il s’agit du tarif TTC le moins élevé proposé sur nos séjours, avec comme éléments retenus, la durée de séjour la plus courte proposée et une arrivée/départ du centre. Cette information est mise à jour en temps réel sur notre site Internet. Il est de ce fait possible que le tarif « A partir de » proposé sur la brochure ne soit plus disponible sur le site Internet.